ما دیده ایم که چگونه می توانید تمام وظایف زندگی خود را به مجموعه ای از یادآوری های کاملاً سازمان یافته در یک سیستم قابل اعتماد تبدیل کنید. می توان گفت که سه مرحله اول از متدولوژی GTD گردش کار از “دستگاه سازمانی” روش:
- برای مدیریت صحیح موارد خود، شروع به گرفتن آن کنید
- بهترین مهارت: روشن کردن دقیقاً چیست
- سازماندهی به معنای قرار دادن هر چیزی در جای خود است
در این مرحله، شما اطلاعات مبهم و انتزاعی زیادی را که در ذهن شما زندگی می کند، ضبط کرده اید، آنها را به اطلاعات نوشته شده کاملاً تعریف شده تبدیل کرده اید و در مکان های مناسب برای کار در صورت نیاز ذخیره کرده اید. شما اکنون در کنترل هستید.
اما کنترل کردن یک چیز است، نگه داشتن آن چیز دیگری است. اگر خود را فقط به گرفتن، شفاف سازی و سازماندهی محدود کنید، زمانی فرا می رسد که کاری که انجام می دهید دقیقاً با آنچه که برای رسیدن به اهداف زندگی خود باید انجام دهید مطابقت ندارد.
مرحله چهارم متدولوژی GTD نامیده می شود منعکس کنید و شامل بررسی و به روز رسانی محتویات لیست های شما است به طوری که آنها نقشه فعلی واقعیت شما را تشکیل می دهند تا بتوانید در تمام زمینه های زندگی خود تصمیمات موثری بگیرید.
انعکاس دیدگاهی را به شما می دهد که برای کنترل خود به آن نیاز دارید. این فقط به این نیست که شما چه کار می کنید، بلکه چرا.
این مرحله بازتاب در سه بعد انجام می شود:
- بررسی روزانه
- بررسی هفتگی
- نمای سطح بالاتر
بررسی روزانه
این بررسی روزانه شامل درک آنچه امروز باید انجام دهید. این بسیار ساده است زیرا شما فقط باید به دو لیست در سیستم خود نگاه کنید که حاوی اقدامات شما هستند: تقویم و لیست کارهای انجام شده.
- تقویم: فعالیت هایی را که برای آن روز برنامه ریزی کرده اید مرور کنید تا به یاد داشته باشید کجا و در چه ساعتی باید بروید. اگر رویدادهای برنامه ریزی شده زیادی در تقویم خود دارید، ممکن است لازم باشد چندین بار در روز آن را بررسی کنید.
- لیست اقدامات بعدی. یک مرور کلی از اقدامات بعدی خود و زمینه ای که باید در آن انجام شود داشته باشید تا تصمیم بگیرید کدام چیزها در طول روز اولویت دارند.
بررسی روزانه فقط چند ثانیه طول می کشد، اما به شما احساس کنترل کامل در زندگی روزمره می دهد. این به شما امکان می‌دهد بدانید امروز قرار است چه کاری انجام دهید، در حالی که به شما آرامش خاطر می‌دهد تا زمانی که وظایف خود را پوشش می‌دهید، استراحت کنید و هر کاری که می‌خواهید انجام دهید. می توانید بررسی روزانه را در ابتدای روز یا شب قبل انجام دهید.
بررسی هفتگی
این بررسی هفتگی فرآیند عمیق تری است که به شما امکان می دهد وضوح را به دست آورید، سیستم خود را به روز نگه دارید و فضایی را برای خلاقیت خود باز کنید. وقتی این کار را انجام دادید، تضمین می‌کنم که برای هفته آینده در روحیه خوبی خواهید بود.
وضوح دریافت کنید
به وضوح به دست آورید شما باید “پاکسازی” کنید. در ابتدای بررسی، هر گونه کاغذ و مواد شلی که از هفته قبل باقی مانده است را جمع آوری کنید. علاوه بر اشیاء فیزیکی، از هر چیزی که هنوز در سرتان شناور است عکس بگیرید. هنگامی که تمام کارهای ناتمام را ثبت کردید، صندوق ورودی خود را با استفاده از فرآیندهای شفاف سازی و سازماندهی که در مقالات قبلی دیده بودیم خالی می کنید.
با زمان همراه باشید
به با زمان همراه باشید باید بررسی کنید که فهرست‌های شما حاوی اطلاعات کافی، به‌روز و دقیق باشد تا بتوانید به طور کامل به آنها اعتماد کنید:
- ورودی های تقویم هفته قبل را مرور کنید – آیا چیزی مرتبط با آنها پیدا می کنید که باید انجام دهید؟ اگر چنین است، باید از آن فیلم بگیرید.
- ورودی‌های تقویم را برای هفته آینده (و هر هفته دیگر در صورت لزوم،) مرور کنید. تمام اقداماتی را که باید قبل از وقوع این رویدادهای آینده انجام دهید، ثبت کنید.
- فهرست اقدامات بعدی را مرور کنید. مواردی را که قبلاً تکمیل کرده‌اید کنار بزنید و در صورت نیاز اقدامات جدیدی اضافه کنید.
- فهرست اقدامات معلق را مرور کنید. آیا چیزی وجود دارد که به درستی پیشرفت نمی کند؟ هر شکایتی را که باید مطرح کنید یادداشت کنید.
- لیست پروژه خود را مرور کنید و مطمئن شوید که حداقل یک اقدام بعدی مرتبط با هر یک از پروژه های خود دارید.
خلاق بودن
هنگامی که اکثر بررسی های هفتگی خود را انجام دادید و کل سیستم شما به روز شد، زمان خوبی است که بنشینید و به این فکر کنید که چه کاری می توانید انجام دهید که انجام نمی دهید. دوست دارید وارد چه چیزی شوید؟ چه ایده هایی دارید؟
مرور لیست روزی/شاید. آیا زمان خوبی برای انجام هر یک از چیزهایی که در این لیست دارید، است؟ اگر چنین است، مورد را به لیست اقدام بعدی (و در صورت لزوم لیست پروژه) منتقل کنید تا با آن درگیر شوید و حرکت لازم برای شروع را ایجاد کنید.
سطوح بالاتر چشم انداز را مشاهده کنید
هرازگاهی باید سیستم خود را از منظری بالاتر بررسی کنید. این نمای کلی تصویر بزرگ این به ماموریت، چشم انداز، اهداف و حوزه های تمرکز شما مربوط می شود، مفاهیمی که در مقاله آینده درباره آنها صحبت خواهیم کرد.
–
اگر سیستم GTD خود را با EasyThings شما هر آنچه را که برای انجام آن نیاز دارید خواهید داشت منعکس کنید صحنه در تمام ابعادش شما یک ایمیل روزانه در زمان انتخابی خود دریافت خواهید کرد که حاوی اطلاعاتی است که برای تکمیل بررسی روزانه نیاز دارید، و می توانید از یک جادوگر برای تکمیل بررسی هفتگی در زمان بسیار کمتری نسبت به زمان معمول استفاده کنید.
