وبلاگ

مدیریت زمان پایه و اساس تمام سیستم های بهره وری است، اما سیستم ها فرض می کنند که افراد از قبل می دانند چگونه زمان را مدیریت کنند. این یک فرض منصفانه نیست. اکثر مردم نمی دانند چگونه زمان خود را مدیریت کنند، اما برای کمک به آنها به سیستم های بهره وری روی می آورند.

فرقی نمی‌کند که فایل‌های شما سازماندهی شده باشند، تمام اقدامات بعدی شما ردیف شده باشند، وظایف شما در یک شبکه اولویت بندی شوند یا مهم‌ترین وظایف شما انتخاب شده باشند. اگر ندانید که چگونه زمان لازم را مدیریت کنید، هرگز پیشرفت نخواهید کرد.

در اینجا یک دوره خراب در مدیریت زمان وجود دارد که در واقعیت من کار می کند.

برنامه خود را کامل کنید

برای مدیریت زمان، باید بدانید که با چه زمانی باید کار کنید.

به عنوان مثال، من یک چهارشنبه معمولی را از برنامه خودم خارج کردم. برای دیدن نسخه بزرگتر روی عکس کلیک کنید.

با یک تکه کاغذ خالی، مقداری فرم الکترونیکی یا یک فرم از پیش چاپ شده بنشینید. بعدی، تمام زمانی که مشغول انجام کاری هستید را پر کنید. در مورد من، این شامل کار، کلاس سازهای کوبه ای من و یک جلسه منطقه است.

سپس باید اضافه کنید زمان انتقال. برای من، این به معنای زمان سفر به محل کار و بازگشت به محل کار، و زمان رانندگی برای رفتن و بازگشت به هر فعالیتی است. هر دو فعالیت بعد از کار من از طریق زوم است، بنابراین نیازی به در نظر گرفتن آن ندارم.

آخرین دسته زمان که اغلب نادیده گرفته می شود، زمان بدون کار شما است. این شامل خوابیدن، آماده شدن برای روز، آماده کردن غذا و تمیز کردن، و مدتی استراحت قبل از خواب برای کمک به شما در آرامش است.

همانطور که می بینید، روز من زمان زیادی را نمی گذارد. بین کار و درس من نیم ساعت استراحت وجود دارد، مدتی بعد از درس من و کمی بیش از یک ساعت بعد از جلسه منطقه.

وظایف خود را جمع آوری کنید

حالا باید بدانید چه کارهای دیگری باید انجام دهید که مربوط به زمان خاصی نیست. در اینجا لیست کارهای شما آمده است.

لیست کارهای من (و بله، این یکی واقعی است) در زیر آمده است. می بینید که هم وظایف تکراری و هم کارهای “دیگر” من وجود دارد.

من این لیست را از چندین منبع جمع آوری کردم. اول لیست کارهایی است که هر هفته و هر ماه تکرار می شود. این فهرست که من به صورت الکترونیکی آن را نگه می‌دارم، طی سال‌ها تهیه شده است. من کارهای معمول تعمیر و نگهداری، مکاتبات و خانه داری را در این لیست حفظ می کنم.

لیست دوم از چیزهایی است که من در حال حاضر در بشقاب خود دارم. وظایف یکباره ای وجود دارد که به طور طبیعی در زندگی روزمره مطرح می شود، و همچنین اهداف پروژه بزرگتر من.

تطهیر وظایف

زمانی که وقت ندارم، انجام وظایفم را به یک تمرین تبدیل می کنم و چهار D را به کار می برم: حذف، به تعویق انداختن، تفویض اختیار و انجام دادن.

وظایف را حذف کنید

اولین کاری که انجام می دهم این است که وظایف را مرور کنم و کارهایی را پیدا کنم که واقعاً اصلاً نباید انجام شوند. ایمیل زدن به نانسی (یکی از اقوام سالخورده ای که سعی می کنم ماهی یک بار ایمیل بزنم) را می توان حذف کرد زیرا می دانم که او در حال حاضر در سفر است و ماه آینده با ارسال ایمیل برمی گردد.

به تعویق انداختن وظایف

همه چیز در لیست من نیازی به انجام امروز نیست. تنها چیزی که امروز در لیست من قرار دارد، بازگرداندن کتاب کتابخانه و پرداخت شهریه است. و حتی اگر به آن برسد می توان آنها را به تعویق انداخت. من باید عواقب به تعویق انداختن هر کاری را در نظر بگیرم.

اگر کتاب های کتابخانه را پس ندهم جریمه می شوم. اما من می توانم آنلاین باشم، کتاب ها را تمدید کنم و این آخر هفته آنها را برگردانم. من می‌توانم تا هفته آینده از پرداخت هزینه دروس صرف نظر کنم، اما این باعث می‌شود استرس معلمم بیشتر شود، بنابراین این کار را نمی‌کنم.

هیئت نمایندگی

چیزهای زیادی وجود دارد که من می توانم در این لیست به آنها تفویض کنم. برنامه شوهرم امشب کاملاً باز است، بنابراین می توانم از او بخواهم که برخی از کارها را انجام دهد. از جمله کارها، او می توانست حمام را تمیز کند، ژاکت را برگرداند، غذای سگ بخرد و کتاب های کتابخانه را برگرداند. از آنجایی که می‌دانم او نزدیک محل ژاکت و غذای سگ می‌رود، از او می‌خواهم این کارها را انجام دهد.

لیست وظایف به دست آمده

• تعمیر و نگهداری رایانه – انجام دهید – زیرا این کار خودکار است و فقط به 5 دقیقه از وقت من برای روشن کردن رایانه نیاز دارد.
• پردازش صندوق ورودی – DO – فقط دو مورد در صندوق ورودی من وجود دارد که باید با آنها مقابله کنم، که از هر دو نسخه پشتیبان تهیه می شود.
• پشتیبان‌گیری از وبلاگ‌ها – DO – دوباره خودکار شد و اگر دستگاه من برای تعمیر و نگهداری رایانه روشن باشد، به طور خودکار انجام می‌شود
• ایمیل نانسی – DELETE
• حمام تمیز – SLAY – اگر این کار انجام نشود، پایان دنیا نخواهد بود زیرا اتاق اساساً تمیز است.
• کتاب شماتیک – DO – مهلت نزدیک است و این مهمترین وظیفه من است
• مقالات وبلاگ – انجام دهید – من می توانم آنها را امروز تشریح کنم و ادامه دهم
• بازگشت ژاکت – نماینده
• غذای سگ بگیرید – نماینده
• بازگرداندن کتابهای کتابخانه/آنلاین برای تمدید – بله
• آماده‌سازی گروه کر – به تعویق انداختن – این کار نباید تا شنبه انجام شود، زیرا فقط نسخه‌هایی را جمع‌آوری می‌کند
• پرداخت برای درس – انجام – این را می توان زمانی که من به درس می روم انجام داد
• ژاکت بافتنی – SLAY
• کتاب Data Warehouse – POSTPONE را بخوانید

راندمان فعالیت

اکنون که فهرست کوچکتری دارم، می توانم به این فکر کنم که چه زمانی آنها را انجام دهم.

در وظایف کار کنید

با تعداد محدودی از کارها، اکنون می توانم تخمین بزنم که هر کار چقدر طول می کشد و کجا باید انجام شود. در مورد کارها، باید زمان راه اندازی و پاکسازی را در نظر بگیرید، مشابه زمانی که برای جابجایی آیتم های برنامه زمان می برد. به عنوان مثال، اگر در حال پختن شام هستید و دستور غذا می گوید که باید 30 دقیقه بپزد، هنوز باید زمان صرف کنید تا غذا را جمع کنید و مواد را کنار بگذارید.

• تعمیر و نگهداری کامپیوتر – 5 دقیقه – در منزل
• پردازش صندوق ورودی – 5 دقیقه – در خانه
• پشتیبان گیری از وبلاگ ها – < 1 دقیقه - شروع
• کتاب طرح کلی – تا حد امکان – در همه جا (روی کاغذ)
• کار بر روی یک پست وبلاگ – 30 دقیقه – در هر مکانی (انجام شده در رایانه لوحی)
• تمدید کتاب – 5 دقیقه – از طریق تلفن یا کامپیوتر

برخی از مشاغل را می توان با هم ترکیب کرد و در زمان راه اندازی و پاکسازی صرفه جویی کرد. در مورد من، گروه بندی پشتیبانی رایانه و پشتیبان گیری با هم منطقی است زیرا آنها در یک دستگاه هستند. پردازش صندوق ورودی من در حالی که من در آنجا هستم از بودن در یک اتاق سود می برد.

اکنون می توانم وظایف خود را در برنامه خود قرار دهم:

• 17:00 – پرداخت ضربی، تمدید کتب کتابخانه
• 18:00 – مقالات وبلاگ
• 19:30 – پشتیبانی کامپیوتر، پردازش صندوق ورودی، آرشیو وبلاگ
• 21:00 – خلاصه کتاب

مدیریت زمان بسیار شبیه قرار دادن قطعات در یک پازل است. راز این است که بدانید تعهدات شما چیست، بفهمید چه کاری باید انجام شود و برنامه ریزی برای آنها.