وبلاگ

بدست آوردن کنترل آرام بر زندگی خود تو نیاز داری:

1. به وضوح نتایج یا پروژه ها شما باید به دست آورید.
2. تعیین کنید مراحل بعدی برای دستیابی به این نتایج باید اقدام کنید.
3. و لازم را قرار دهید یادآوری ها در یک سیستم قابل اعتماد که می توانید به طور منظم آن را بررسی کنید.

این همان کاری است که در صورت استفاده تقریباً ناخودآگاه انجام می دهید متدولوژی GTD به عنوان سیستم سازمانی شخصی شما، به سادگی با استفاده از معمول گردش کار پنج فاز.

اغلب اوقات رسیدگی به کارها به این شکل کافی است، اما هر از چند گاهی پروژه جدیدی پیش می آید که شروع آن آسان نیست، یا به دلیل پیچیدگی خاصی یا به دلیل اینکه چیزی است که قبلاً با آن مواجه نشده اید. در این موارد، شما باید ساختار محکم تری با اجزا، توالی اقدامات و اولویت های مختلف ایجاد کنید.

اگر شما هم مثل من هستید، وقتی این اتفاق می‌افتد، یک قلم و کاغذ بردارید و شروع به یادداشت کردن ایده‌ها و کشیدن چند فلش و ابله در حین ترسیم مراحل اولیه پروژه در ذهن خود کنید.

در FacileThings، ما یک ویژگی جدید ایجاد کرده‌ایم که به شما امکان می‌دهد این «برنامه‌ریزی طبیعی» پروژه‌ها را به روشی هدایت‌شده انجام دهید تا بتوانید بلافاصله نتیجه برنامه‌ریزی را در سیستم مدیریت شخصی خود ادغام کنید.

برنامه ریزی طبیعی پروژه بسیار موثر است زیرا با حداقل تلاش ارزش زیادی ایجاد می کند. این شامل پنج مرحله است که در واقع مراحلی هستند که مغز شما هنگام مواجهه با یک کار از آنها استفاده می کند:

1. شما هدف کاری را که قرار است انجام دهید مشخص می کنید،
2. شما نتیجه را تجسم می کنید،
3. شما ایده هایی دارید،
4. شما آنها را سازماندهی می کنید،
5. و شما اقدامات بعدی را تعیین می کنید.

بیایید ببینیم چگونه می توانید این مدل برنامه ریزی را برای شروع یک پروژه خاص با FacileThings اعمال کنید: Set up a home office.

مرحله 1: چرا؟

جدید را انتخاب کنید پروژه برنامه ریزی شده گزینه یافت شده در منعکس کنید منو.

اولین مرحله برنامه ریزی طبیعی پروژه بله است هدف را تعریف کنید از آنچه انجام خواهید داد – چرا. روشن بودن هدفتان برای تمرکز صحیح ضروری است. از خود بپرسید که چرا این کار را انجام می دهید مزایای مهم:

• موفقیت پروژه را تعیین می کند
• معیارهایی را برای تصمیم گیری تعیین می کند
• این به شما امکان می دهد در مورد گزینه های ممکن فکر کنید
• به شما امکان می دهد منابع مورد نیاز را پیش بینی کنید
• انگیزه می دهد و به تمرکز کمک می کند

در مثال ما می توانیم هدف را به صورت زیر تعریف کنیم: I need to create an organized and functional office space at home to be able to work remotely and develop personal projects.

همیشه سعی کنید هر پروژه جدید را به یکی از پروژه های خود مرتبط کنید اهداف یا مناطق تمرکز. این به شما این امکان را می دهد که فوراً از اهمیت آن در تمام فعالیت های خود قدردانی کنید.

همچنین، مال شما اصول می تواند مرزهای خاصی را برای یک پروژه تعیین کند، به خصوص اگر به تنهایی کار نمی کنید. کار با کسی که استانداردهای شما را رعایت نمی کند می تواند بسیار استرس زا باشد. یک راه برای فکر کردن به اصول خود تکمیل این جمله است: “من به دیگران آزادی کامل می دهم تا این کار را انجام دهند تا زمانی که ….”

در اینجا، علاوه بر خود اصول، می توانید هر شرایطی را که محدودیت هایی را برای پروژه ایجاد می کند، لحاظ کنید. به عنوان مثال، در مثال ما می توانیم بودجه مالی داشته باشیم که نباید از آن تجاوز کنیم.

پس از وارد کردن اطلاعات، روی دکمه “بعدی” کلیک کنید.

مرحله 2: چی؟

حالا فکر کن چی نتیجه پس از اتمام به این شکل خواهد بود. ایجاد یک تصویر واضح در ذهن خود از آنچه که انجام موفقیت آمیز پروژه چگونه خواهد بود به شما این امکان را می دهد که به منابع خودآگاه و ناخودآگاه درون خود دسترسی داشته باشید.

در مثال ما، نتیجه مطلوب این است: Nice home office created.

را چشم انداز می تواند از یک طرح کلی ساده از پروژه تا یک فیلم کاملاً فیلمنامه ای که صحنه پایانی را با جزئیات کامل به تصویر می کشد، متغیر باشد.

طبق علم، زمانی که تصویر واضحی از آنچه می خواهید ایجاد می کنید و روی آن تمرکز می کنید، ذهن شما بلافاصله ایده ها و الگوهای فکری خاصی را ایجاد می کند.

در مثال ما، می‌توانید توضیح دهید که چگونه با موفقیت یک صندلی ارگونومیک فوق‌العاده را با قیمتی خوب جستجو و خریداری کرده‌اید، چگونه کامپیوتر و لوازم جانبی مورد نیاز برای کار راحت و غیره را خریداری کرده‌اید.

هنگامی که نتیجه و چشم انداز توصیف شد، روی دکمه “بعدی” کلیک کنید.

مرحله 3: چگونه؟

مرحله سوم بله است حمله مغزی هر کاری که می توانید انجام دهید تا به نتیجه دلخواه برسید.

وقتی چیزی را تصور کنید که با واقعیت فعلی شما متفاوت است، ذهن شما به طور خودکار شروع به پر کردن شکاف ها برای رسیدن به آن می کند. تمام ایده هایی را که به ذهن می رسد، بزرگ و کوچک، خوب و بد، ثبت کنید. هنوز آنها را قضاوت نکنید، بعداً خواهید دید که آیا آنها به خوبی با پروژه مطابقت دارند یا نه. هر ایده به ظاهر شکننده می تواند به ایده های قدرتمندتری منجر شود.

اگر پس از مدتی در ایجاد ایده احساس کردید چیزی از دست رفته است و خود را گیر کرده اید، از دکمه “پیشنهادات” برای دریافت ایده های دیگر استفاده کنید. ایده های تولید شده توسط دستیار مبتنی بر هوش مصنوعی. در هر جلسه طوفان فکری می توانید تا سه بار از این دکمه استفاده کنید.

توصیه می کنیم از اطلاعات تولید شده توسط هوش مصنوعی فقط به عنوان کمکی برای الهام خود استفاده کنید، زیرا هوش مصنوعی منبع اطلاعاتی قابل اعتمادی نیست. اطلاعات تولید شده توسط هوش مصنوعی را با منابع قابل اعتماد تأیید و بررسی کنید، به ویژه برای تصمیمات مهم، مسائل مهم یا زمانی که دقت در اولویت است.

هرچه اطلاعات بیشتری را در مراحل قبلی وارد کنید، پیشنهادات ارائه شده توسط هوش مصنوعی مرتبط تر خواهد بود.

بیایید چند ایده به پروژه خود اضافه کنیم:
Buy furniture: a table, a chair, and some kind of archiver.
Buy and install computer and related accessories.
Buy and install an air conditioner/heat pump.
Buy and install a desk lamp to reduce eye strain.

و سپس بیایید ببینیم دستیار IA چه چیز دیگری ارائه می دهد:

مرحله 4: سازماندهی

مرحله بعدی بله است ایده ها را سازماندهی کنیدشناسایی اقدامات و اجزاء (پروژه های فرعی) و تعیین ترتیب اجرای اقدامات.

شما یک رابط کاربری گرافیکی دارید که به شما امکان می‌دهد تا دو پروژه فرعی ایجاد کنید (حتماً بعداً این تعداد را گسترش خواهیم داد)، اقدامات جدید را اضافه کنید، اقدامات را حذف کنید و اقدامات را به هر موقعیتی بکشید و رها کنید.

ایده ها را به عمل تبدیل کنید (متن ها را با کلیک کردن بر روی آنها ویرایش کنید)، موارد خاص تر را اضافه کنید و آنچه را که در پایان استفاده نخواهید کرد دور بیندازید.

اگر دنباله ای از اقدامات را پیدا کردید که می توانند به طور مستقل انجام شوند، یک پروژه فرعی برای آنها ایجاد کنید. هر پروژه فرعی بخش متحرک پروژه خواهد بود. می توانید عنوان زیر پروژه را با کلیک بر روی آن ویرایش کنید.

زمان زیادی را برای برنامه ریزی تلف نکنید. فقط کافی است برنامه ریزی کنید تا بدانید چگونه پروژه را شروع کنید و اولین قدم ها را بردارید.

در مثال ما می‌توانیم کامپیوتر را بخریم و تمام نرم‌افزارهای لازم را نصب کنیم، با وجود اینکه هنوز مکانی آماده نداریم، بنابراین می‌توانیم یک پروژه فرعی برای انجام موازی این کار ایجاد کنیم. ما آن را صدا می زنیم Buy and setup computer و دنباله خاصی از اقدامات را که قبلاً از تجربه قبلی می دانیم اضافه خواهیم کرد.

همچنین می توانیم موازی با سیستم تهویه مطبوع کار کنیم. ما به این پروژه می گوییم Install HVAC system. از آنجایی که قرار نیست به تنهایی این کار را انجام دهیم، یک قدم بعدی Search for supplier برای شروع کار انجام خواهد داد:

مرحله 5: پایان

مرحله آخر این است که بررسی کنید که آیا اجزای مختلف پروژه را به درستی تعریف کرده اید یا خیر شما عمل زیر را دارید برای هر یک از آنها

اگر همه چیز درست است، روی دکمه “ایجاد پروژه” کلیک کنید. اگر نه، به مرحله قبل برگردید و تنظیمات لازم را انجام دهید:

سیستم چند ثانیه طول می کشد تا پروژه را با تمام اطلاعات وارد شده ایجاد کنید و پس از ایجاد، شما را به ویرایشگر پروژه می برد تا بتوانید آن را بررسی کنید و در صورت نیاز اطلاعات بیشتری اضافه کنید:

شما چی فکر میکنید؟ لطفا آن را امتحان کنید و برداشت خود را به ما بگویید!