وبلاگ

چه تیم کاری شما متشکل از سه نفر باشد یا سی نفر، یافتن زمان برای جلسات منظم ممکن است دشوار باشد. ممکن است تک تک کارمندان زمان زیادی را مسدود کنند در حالی که در واقعیت فقط در تلاش برای انجام کار هستند. با این حال، همان زمان ممکن است زمانی باشد که آنها برای فرزندشان وقت پزشک دارند. نداشتن تصویر کاملی از برنامه زمانی یک کارمند یکی از دلایلی است که اجرای یک تقویم تیمی می تواند مفید باشد.

تقویم تیمی چیست؟

تقویم تیمی یک تقویم مشترک است که بین همه تقویم‌های یک تیم همگام‌سازی می‌شود. این می تواند شامل اطلاعات پروژه و مهلت، زمان جلسات گروه و روزهای تعطیل برای هر کارمند باشد. تقویم تیم به همه اجازه می‌دهد ببینند در هر روز در گروه چه می‌گذرد. این می تواند به مدیران در مدیریت وظایف، مسئولیت پذیری و حجم کاری کمک کند.

یک تقویم تیمی ایجاد کنید در تمام پلتفرم های اصلی تقویم بسیار ساده است. با برچسب زدن نام تیم خود، یک تقویم کاملاً جدید ایجاد خواهید کرد. سپس هم تیمی ها را به تقویم اضافه می کنید تا بتوانند به آن دسترسی داشته باشند و آن را ویرایش کنند. پس از ایجاد و اشتراک گذاری، شما و تیمتان می توانید اطلاعات مهم مرتبط با پروژه را برای کل تیم وارد کنید.

علاوه بر Calendar.com، Google Calendar، Microsoft Outlook Calendar و Apple Calendar، برنامه های مختلف نرم افزار تقویم دارای گزینه تقویم تیمی هستند. Calendly، Taskup، Trello و Basecamp چند گزینه هستند. اگر تصمیم دارید تقویم تیم خود را بر روی یک پلتفرم جداگانه بسازید، مطمئن شوید که با برنامه اصلی پلتفرم تقویم شرکت شما همگام است.

هنگام در نظر گرفتن محل ایجاد یک تقویم تیمی، چند نکته وجود دارد که باید در نظر داشته باشید. در زیر سه ویژگی وجود دارد که تقویم تیم را کاربر پسندتر می کند.

1. یکپارچه سازی با نرم افزارهای دیگر

کارگر متوسط ​​استفاده می کند 11 برنامه برای تکمیل کارهای روزانه خود – تقریباً دو برابر آنچه در سال 2019 استفاده کردند. فناوری ها و قابلیت های جدید روش انجام کار را تغییر داده است. در حالی که ایمیل تنها برنامه کاربردی بود، امروزه کارگران هزاران ابزار را در دستان خود دارند. این فناوری‌ها می‌توانند مفید باشند، اما نکته کلیدی این است که اطمینان حاصل کنید که شما و تیمتان از آنها به طور مؤثر و کارآمد استفاده می‌کنید.

ادغام برنامه‌ها با تقویم دیجیتال تیمتان می‌تواند به شما کمک کند تا با هم تیمی‌ها همکاری کنید، جلسات را سریع‌تر برنامه‌ریزی کنید و روزتان را ساختار دهید. برای مثال Slack را در نظر بگیرید. این سیستم پیام رسانی فوری به کارمندان اجازه می دهد تا فوراً با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. قبل از این سیستم های پیام رسان، تمام ارتباطات به صورت حضوری یا از طریق ایمیل انجام می شد. اما وقتی لازم است از یک هم تیمی یک سوال سریع بپرسید، نوشتن یک ایمیل رسمی بیهوده به نظر می رسد. بسیاری از شرکت ها موافق هستند که Slack روش کار و ارتباط داخلی آنها را تغییر داده است.

Slack می‌تواند با Google Calendar و Microsoft Outlook Calendar ادغام شود و از افراد در هنگام برگزاری جلسه ترغیب شود. این برنامه همچنین به شما امکان می دهد یک جلسه جدید را مستقیماً از Slack برنامه ریزی کنید و نیازی به باز کردن کامل تقویم خود را از بین می برد. وقتی با یک همکار چت می کنید و متوجه می شوید که باید ملاقات کنید، می تواند در وقت شما صرفه جویی کند.

پلتفرم های مختلف نرم افزاری دیگر به راحتی با تقویم تیم شما ادغام می شوند. ادغام Salesforce به شما این امکان را می دهد که یک قرار ملاقات را به یک آیتم یا رکورد خاص در Salesforce پیوند دهید. ادغام آسانا با تقویم اپل یا مایکروسافت اوت لوک به شما امکان می دهد وظایف آسانا و مهلت های مربوطه را در تقویم دیجیتال خود مشاهده کنید. و ادغام Zoom Calendar تضمین می کند که هرگز بدون افزودن پیوند زوم صحیح جلسه ای ایجاد نخواهید کرد.

2. سفارشی سازی برای هر کارمند

تقویم ها به گونه ای طراحی شده اند که مفید باشند. آنها به گونه ای طراحی شده اند که برای نیازهای برنامه ریزی شما، چه با رئیس خود ملاقات داشته باشید و چه در یک سفر آخر هفته با دوستان خود، وجود داشته باشند. یک تقویم تیمی باید برای هر عضو به صورت جداگانه کار کند و سبک و ترجیحات شخصی آنها را منعکس کند. به همین دلیل است که سفارشی کردن تقویم تیم برای کارمندان و کارمندان برای موفقیت در محیط کار ضروری است.

یک تقویم تیمی از نظر بصری جذاب، احتمال استفاده از آن را افزایش می دهد. هیچ کس انگیزه ای برای باز کردن برنامه ای ندارد که از نظر زیبایی شناسی برای او خوشایند نباشد. در عوض، چیزی که برای آنها کار نمی کند نادیده گرفته می شود – و غفلت کارمند از تقویم تیم خود می تواند دستور العملی برای فاجعه باشد! یک تقویم تیمی سفارشی می تواند به شما کمک کند سازماندهی شده بمانید، انگیزه بیشتری در فرد ایجاد کند و منجر به بهره وری کلی بهتر شود.

وقتی صحبت از سفارشی سازی می شود، آسمان واقعاً حد است. پلتفرم‌های تقویم دیجیتال مزایای سفارشی‌سازی را می‌دانند و همه آنها گزینه‌های سفارشی را ارائه می‌دهند. کاربران Google Calendar می توانند نما را تغییر دهند، کد رنگ جلسات/رویدادهای مختلفو مناطق زمانی دیگر را اضافه کنید. اگر هم تیمی هایی دارید که در نقاط مختلف کشور یا جهان کار می کنند، اضافه کردن مناطق زمانی اضافی می تواند مفید باشد.

کسانی که از چندین تقویم از طریق Apple Calendar استفاده می کنند (به عنوان مثال، تقویم کاری، خانوادگی و تیمی) می توانند هنگام باز کردن برنامه انتخاب کنند که کدام تقویم پیش فرض است. همچنین می توانید نحوه مشاهده تقویم خود را تنظیم کنید. برخی از افراد ترجیح می‌دهند یک هفته کامل را در تقویم خود ببینند تا ببینند برنامه‌شان در کجا شلوغ است و چگونه می‌توانند آن را برای تعادل بهتر بین کار و زندگی بهینه کنند. دیگران با نگاه کردن به کل هفته احساس غمگینی می کنند و می خواهند فقط چند روز را در یک زمان ببینند.

کاربران Microsoft Outlook Calendar گزینه های سفارشی سازی مشابهی از جمله تغییر ظاهر و نمای دارند. دیگر گزینه‌های سفارشی‌سازی که این پلتفرم اجازه می‌دهد، کنترل تنظیمات دعوت‌نامه پیش‌فرض شما، از جمله نحوه پاسخ دادن به آنها و دریافت اعلان‌ها است. همچنین می توانید تجربه خود را در طول زمان سفارشی کنید. این یک ویژگی اضافه شده برای کارمندانی است که برای کار زیاد سفر می کنند یا به طور منظم با مشتریان خارج از دفتر ملاقات می کنند.

3. سازگاری با دستگاه های مختلف

در نهایت، یک ویژگی که همه تقویم های تیم باید داشته باشند سازگاری است. همه اعضای تیم شما دستگاه یکسانی ندارند. ممکن است به استخدام کنندگان جدید یک مک بوک پرو داده شده باشد، در حالی که کارمندانی که چندین سال در شرکت بوده اند ممکن است از لپ تاپ ویندوزی استفاده کنند. همچنین، همه اعضای تیم شما می‌توانند دستگاه‌های تلفن همراه متفاوتی از iPhone گرفته تا Samsung Galaxy و Google Pixel داشته باشند. زیبایی یک تقویم دیجیتال این است که می توانید از هر جایی به آن دسترسی داشته باشید، به این معنی که باید روی دستگاه های تلفن همراه همه کار کند.

سازگاری در محیط های کاری دوردست و ترکیبی امروزی اهمیت بیشتری دارد. تقویم تیمی که نیست هماهنگ سازی به درستی می تواند برای یک کارمند از راه دور با پشتیبانی فنی کمی خسته کننده باشد. علاوه بر این، برخی از کارمندان ممکن است تبلت شخصی داشته باشند که ترجیح می دهند روی آن کار کنند. برای مثال، طراحان ممکن است قابلیت های طراحی یا طراحی یک تبلت را بیشتر از یک صفحه نمایش کوچک موبایل دوست داشته باشند. اگر فردی در تیم شما تبلت دارد، باید مطمئن شوید که تقویم تیم در آن تبلت نیز موجود است.

خوشبختانه، اکثر پلتفرم های تقویم دیجیتال دسترسی به آنها را در هر دستگاهی که شما و هم تیمی هایتان ترجیح می دهید آسان می کنند. اولین قدم معمولاً دانلود برنامه تقویم مربوطه و ورود به سیستم با اعتبار کاری است. اگر در حال دانلود و ورود به دستگاه شخصی هستید، ممکن است لایه‌های امنیتی اضافه شود، بنابراین اگر با مشکلی مواجه شدید با تیم فناوری اطلاعات خود تماس بگیرید.

نتیجه

ایجاد یک تقویم تیمی تنها چند دقیقه از وقت شما را می گیرد. اما مهم این است که تیم متمایل است در حقیقت از آن استفاده کنید. اطمینان از اینکه تقویم تیم شما شامل این سه ویژگی است، اولین قدم برای درک اینکه تیم شما از آن استفاده خواهد کرد است.

اعتبار تصویر ویژه: عکس از فاکس. پیکسل ها; متشکرم!